Pourquoi Citymesh a-t-il choisi Contractify ?
Nous recherchions un système qui nous permette de retrouver rapidement des documents à l’aide de simples balises ou de noms. Nous souhaitions également disposer d’un module de signature électronique intégré, le télétravail étant devenu la norme depuis la pandémie de COVID. Il fallait que ce soit une solution sécurisée et permettant à différents collègues de collaborer. Lorsque Contractify nous a été présenté, il répondait à toutes nos attentes. C’est ainsi que nous avons finalement choisi Contractify comme solution pour moderniser notre gestion des contrats.
Quel impact Contractify a-t-il eu sur votre façon de travailler ?
Nous constatons l’impact de Contractify à plusieurs niveaux, notamment en termes de gain de temps et d’efficacité. Le système est très simple d’utilisation et envoie rapidement des notifications aux personnes concernées, ce qui nous permet d’impliquer différents collègues dans la révision et la signature des documents. Les équipes, en particulier celle des ventes, bénéficient désormais d’une bien plus grande autonomie : elles téléchargent les documents, sollicitent notre validation, puis notre PDG est automatiquement averti pour procéder à la signature. Cela nous fait gagner énormément de temps, c’est beaucoup plus écologique puisque nous n’avons plus besoin d’imprimer quoi que ce soit, et nous avons la certitude que rien ne se perd. Alors qu’auparavant nous travaillions avec de longues listes Excel qui étaient source de stress à la moindre erreur ou au moindre lien rompu, nous utilisons désormais Contractify plusieurs fois par jour et constatons une nette amélioration.
Comment se passe la collaboration avec Contractify aujourd'hui ?
Tous les deux ou trois mois, nous avons un bref entretien téléphonique avec un responsable de la réussite client de Contractify, afin d’évoquer les éventuelles difficultés rencontrées et de voir comment ils peuvent nous aider. Cela renforce considérablement la relation de confiance, d’autant plus que nous constatons une utilisation en constante augmentation au sein de notre entreprise. C’est formidable de voir le produit gagner en convivialité au fil du temps et de constater que les retours des utilisateurs sont véritablement pris en compte. Nous avons testé d’autres outils par le passé, mais à ce jour, nous sommes toujours très satisfaits d’avoir choisi Contractify. Nous avons vraiment l’impression de travailler avec un partenaire qui réfléchit à nos côtés.
Quelles sont les fonctionnalités qui vous ont le plus surpris ?
Nous nous attendions principalement à disposer des fonctionnalités de base, mais il s’est avéré que les petits détails, comme les balises, se sont révélés extrêmement utiles. Nous avons pu associer des balises aux parties ainsi qu’aux types de contrats, et définir, pour chaque service, les balises pertinentes. Cela a permis à des équipes telles que les Ventes, les Opérations commerciales et les Services généraux de reproduire fidèlement leurs propres flux de travail internes au sein du système. L’outil d’IA Ada s’est également révélé être un atout majeur : elle extrait automatiquement les éléments clés d’un contrat et indique précisément où ces informations se trouvent. C’est formidable de voir que le produit continue d’évoluer au lieu de se cantonner à un ensemble de fonctionnalités de base.
Comment utilisez-vous Ada, l'analyste de contrats basé sur l'IA ?
Ada nous facilite vraiment un peu le travail, car elle extrait immédiatement les informations essentielles d’un contrat : l’identité des parties, la durée du contrat, sa date de début et les options de résiliation. Elle indique également précisément d’où proviennent ces informations, ce qui nous permet de les vérifier, de les corriger ou de les compléter facilement. Ce sont précisément les questions qui nous sont le plus souvent posées en interne, comme la durée d’un contrat ou les conditions de résiliation. La fonctionnalité de synthèse et la fonction de recherche nous aident à effectuer rapidement des recherches dans plusieurs contrats. Cela nous fait gagner beaucoup de temps et nous permet de nous mettre au travail plus rapidement.
Avec le recul, que pensez-vous de votre choix de Contractify ?
Cela fait maintenant deux ans que nous utilisons Contractify, et il ne semble pas que nous soyons près d’y renoncer. Pour nous, ce fut le bon choix au bon moment, avec les bonnes fonctionnalités, au bon prix. Le produit est simple et clair, ce qui compte beaucoup pour nous qui sommes avocats et n’avons pas de formation en informatique. Nous sommes enthousiastes car il fonctionne tout simplement et nous aide au quotidien. C’est rassurant de savoir que nous travaillons avec un partenaire qui ne cesse de se développer.
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