Quels problèmes cela pose-t-il lorsque les contrats sont stockés dans Excel, SharePoint et sur des disques durs personnels ?
Avant Contractify, le stockage des contrats relevait de la loterie. Certains contrats étaient stockés sur des disques durs individuels, d’autres sur SharePoint, d’autres encore dans des fichiers Excel. Cela pouvait fonctionner pour une seule entité, mais devenait ingérable dès qu’il y en avait plusieurs. Nous étions sans cesse confrontés au même problème : lorsque nous avions besoin de la dernière version d’un contrat, nous découvrions finalement que personne ne l’avait réellement enregistrée. C’est le fait de nous heurter suffisamment souvent à ce problème qui nous a poussés à rechercher une meilleure solution.
Pourquoi 123inkt a-t-elle préféré Contractify à d'autres outils de gestion des contrats ?
Nousavons examiné plusieurs autres prestataires, mais à chaque fois, il manquait quelque chose. Nous ne voulions pas que l’ensemble de notre processus de gestion des contrats soit contraint de s’inscrire dans un système rigide. Ce dont nous avions besoin, c’était d’un espace centralisé et performant pour stocker correctement nos documents. La plupart des autres prestataires proposaient une configuration fixe, offrant peu de marge de manœuvre pour l’adapter à notre façon de travailler. Nous avons découvert Contractify grâce à une recommandation : l’un de nos contacts, André, l’utilisait déjà, et son expérience nous a convaincus que cette solution nous conviendrait parfaitement.
Comment le partenariat avec Contractify a-t-il évolué au cours de l'année écoulée ?
Ce qui ressort particulièrement après deux ans et demi d’utilisation de Contractify, c’est que l’outil continue d’évoluer avec nous. Nous disposons désormais d’un canal direct pour faire part de nos suggestions, et nous sommes de plus en plus en mesure d’adapter le système à notre propre façon de travailler, qu’il s’agisse des fonctionnalités qui nous importent ou de ce que nous aimerions voir apparaître prochainement. Ce type d’échange est essentiel lorsque vous gérez des contrats pour plusieurs entités, car ce qui fonctionne pour une équipe ne convient pas toujours à une autre.
Quelles erreurs contractuelles la centralisation via Contractify a-t-elle permis d'éviter ?
Nous n’avons pas rencontré de problèmes majeurs liés aux contrats ; il s’agissait plutôt de cas où des personnes oubliaient parfois de remplir certains champs, ou encore où un contrat finissait par être visible par un plus grand nombre de personnes que prévu. Rien de dramatique, et rien qui n’ait pu être facilement corrigé. Cela seul nous apprend une chose : le fait de disposer d’un système structuré permet, sans que l’on s’en rende compte, d’éviter les erreurs plus graves qui découlent du fait de travailler à partir de feuilles Excel éparpillées et de disques partagés.
Comment 123inkt utilise-t-elle Ada pour gagner du temps dans la gestion des contrats ?
Ada, l’analyste de contrats basée sur l’IA de Contractify, nous est d’une aide précieuse. Elle remplit déjà automatiquement un grand nombre de champs pour nous, même si, pour l’instant, cette fonctionnalité se limite à certains types de contrats. Ce que nous attendons avec impatience, c’est de pouvoir effectuer une recherche simultanée dans l’ensemble de nos contrats : repérer les contrats liés à une entité spécifique qui ne sont pas conformes, ou mettre en évidence ceux dont les champs obligatoires ont été laissés vides. Au lieu de passer en revue chaque contrat un par un, Ada nous permettra d’extraire précisément ceux qui nécessitent une attention particulière. Cela va nous faire gagner un temps considérable.
Quelle orientation prendra la gestion des contrats au cours des dix prochaines années ?
Contractify fête son dixième anniversaire, et à l’avenir, nous prévoyons que l’IA deviendra un acteur véritablement incontournable dans la gestion des contrats. Elle peut prendre en charge une grande partie des tâches que les collaborateurs effectuent actuellement manuellement, et soyons honnêtes, les humains sont enclins à commettre des erreurs dans ce type de travail. L’IA n’est pas encore infaillible aujourd’hui, mais elle devrait continuer à s’améliorer rapidement. Pour une entreprise comme la nôtre, qui gère des contrats pour plusieurs entités, cela signifie moins de vérifications manuelles et une bien plus grande certitude que rien ne passera entre les mailles du filet.
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