Pourquoi avez-vous commencé à rechercher une solution de gestion des contrats ?
Pendant longtemps, X-FAB a géré ses contrats à l’aide d’outils déjà disponibles en interne. Comme beaucoup d’entreprises, la première étape consistait toujours à vérifier si les solutions existantes pouvaient répondre à ses besoins. Nous avons commencé par examiner ce dont nous disposions déjà en interne. En effet, la première réaction que l’on obtient toujours lorsqu’on présente une nouvelle plateforme est : « Encore un outil d’un autre fournisseur ». Il faut donc d’abord s’assurer que votre configuration actuelle n’est vraiment pas suffisante. Cependant, à mesure que l’entreprise continuait de se développer, il est devenu évident qu’une simple structure de dossiers n’était plus la solution adéquate. Nous avions besoin d’une plateforme unique sur laquelle les différents services pourraient prendre en charge leurs propres contrats. La gestion des contrats ne doit pas reposer uniquement sur le service juridique ; elle nécessite une collaboration à l’échelle de toute l’organisation. Parallèlement, nous souhaitions garder le contrôle sur les personnes ayant accès à tel ou tel document.
Pourquoi Contractify s'est-il avéré être la solution idéale pour X-FAB ?
X-FAB n’a pas pris la décision à la légère quant au choix de la plateforme de gestion des contrats la plus adaptée. L’équipe a comparé différentes solutions pendant plus d’un an. Nous avons examiné de nombreux outils différents. Bon nombre d’entre eux recourent également à l’intelligence artificielle de diverses manières, mais de nombreuses solutions visent à couvrir l’ensemble du cycle de vie des contrats. Cela commence par la rédaction et se termine par une vue d’ensemble complète du contrat.
Pour Manuel, cette approche globale ne convenait pas forcément. « Dans une grande organisation décentralisée, je ne voyais pas comment cela pourrait être facile à mettre en œuvre », explique-t-il. Ce qui lui a plu chez Contractify, c’est son orientation claire : « Ils font ce qu’ils font, et ils le font bien. » Tout aussi important était le fait que l’équipe juridique gardait le contrôle : plutôt que de dépendre d’un processus de mise en œuvre complexe, elle pouvait décider elle-même de la manière d’utiliser et de configurer la plateforme.
En quoi Ada a-t-elle changé votre façon de gérer les contrats ?
Bien que nous nous soyons déjà penchés sur des logiciels de gestion des contrats, l’introduction d’Ada s’est avérée être le facteur décisif. Au lieu de saisir manuellement les informations relatives aux contrats, Ada reconnaît automatiquement les détails clés tels que les contreparties, ce qui permet aux utilisateurs de valider les informations plutôt que de tout saisir eux-mêmes. Le téléchargement des contrats s’est considérablement accéléré, la qualité des données s’est améliorée et nous avons immédiatement constaté un gain de temps. Au-delà de l’efficacité, l’IA a également résolu un problème auquel l’équipe juridique était confrontée depuis des années : le manque de cohérence des données.
Comment avez-vous vécu la mise en œuvre ?
L’un des principaux avantages a été la rapidité avec laquelle l’équipe a pu se familiariser avec Contractify. Contrairement à d’autres plateformes qui nécessitent des mois de mise en œuvre et de configuration, l’interface est intuitive : on s’y repère facilement et on peut commencer à utiliser la plateforme presque immédiatement. À mesure que l’équipe s’est familiarisée avec la plateforme, nous avons progressivement commencé à personnaliser nous-mêmes les structures de dossiers, les autorisations et les workflows. J’apprécie particulièrement de ne pas avoir à contacter le service d’assistance chaque fois que je souhaite apporter une modification. Je peux simplement tester différentes options, effectuer les ajustements moi-même et continuer à améliorer la plateforme au fur et à mesure. Cette flexibilité nous permet de faire évoluer en permanence nos processus de gestion des contrats sans dépendre de consultants externes ni multiplier les demandes d’assistance.
Comment envisagez-vous l'avenir de la gestion des contrats ?
La gestion des contrats continuera à gagner en intelligence et à s’automatiser de plus en plus. Les tâches administratives courantes disparaîtront progressivement, ce qui permettra aux professionnels du droit de consacrer davantage de temps aux négociations, à l’analyse juridique et au conseil stratégique. Parallèlement, d’autres services gagneront en autonomie en accédant directement aux informations contractuelles, au lieu de devoir s’en remettre au service juridique pour chaque question. Pour les organisations internationales en particulier, il deviendra essentiel de disposer d’une plateforme unique et fiable regroupant les contrats, les métadonnées et les connaissances. C’est précisément l’objectif vers lequel nous tendons : une plateforme centrale où chaque service peut trouver des informations contractuelles fiables, tout en laissant au service juridique une supervision totale. C’est là tout l’intérêt d’une bonne gestion des contrats : non pas remplacer les personnes, mais leur permettre de se concentrer sur le travail qui compte le plus.
