D'où vient la nécessité de disposer d'un système de gestion des contrats ?
Lorsque j’ai rejoint Jims, c’était pour ainsi dire un nouveau départ. Très peu d’outils étaient en place, et je savais déjà que nous prévoyions de nous développer considérablement. Le mode de fonctionnement de Jims à l’époque n’était tout simplement pas évolutif à plusieurs égards. Une société mère de grande envergure comme Colruyt attend de vous que vous gériez l’entreprise de manière responsable, et le fait de disposer d’un archivage adéquat de vos contrats, avec une vue d’ensemble claire, en fait partie. C’est à ce moment-là que nous avons adopté Contractify.
Pourquoi avez-vous choisi Contractify en particulier ?
Lorsque nous avons cherché une solution, notre exigence fondamentale était de disposer d’un système permettant de centraliser tous les contrats, idéalement avec un processus de signature intégré, et Contractify a d’emblée répondu à ces deux critères. L’expérience utilisateur a toujours été pour moi un critère incontournable. Si un système n’est pas agréable à utiliser, les gens ne s’en serviront tout simplement pas, et son adoption s’effondrera. Contractify a obtenu de bons résultats sur ce point dès le premier jour. C’était très important, car plusieurs services au sein de Jims devaient l’utiliser ; il fallait donc qu’il soit facile à prendre en main et rapide à déployer.
Comment s'est déroulée la mise en œuvre ?
Le logiciel en lui-même est facile à mettre en œuvre. Je l’ai configuré avec le responsable de la réussite client de Contractify en très peu de temps. Mais la qualité d’un système dépend de son adoption au sein de l’organisation, et cela demande un réel effort. Des services comme les RH, qui gèrent désormais à grande échelle les contrats des professeurs de cours collectifs et des coachs personnels, sont véritablement ravis de disposer d’un espace officiel unique où tout est regroupé et signé. Il faut toutefois continuer à encourager cette adoption. On ne peut pas se contenter d’envoyer des documents et de faire le point quatre mois plus tard. C’est un processus continu. Mais une fois cet effort fourni, ce qui commence comme une obligation finit par devenir un soulagement.
Comment percevez-vous l'essor de l'IA, et Ada en particulier ?
Nous avons délibérément attendu longtemps avant d’adopter l’IA. Au sein d’un grand groupe, on est sollicité par une quinzaine de fournisseurs d’IA différents presque tous les jours ; on fait donc preuve d’une bonne dose de prudence avant d’adopter quoi que ce soit de nouveau. Et honnêtement, chez Contractify, je suis vraiment ravi que cette technologie ait été intégrée. Le processus de saisie des contrats s’est considérablement accéléré, ce qui apporte une valeur ajoutée directe. Les champs qui nécessitaient auparavant une saisie manuelle ne demandent désormais que quelques clics. C’est une avancée qu’on ne peut que saluer, et cela a considérablement renforcé ce que j’appellerais l’attrait du produit. Il ne faut pas intégrer l’IA juste pour le plaisir. Elle doit être véritablement utile, et c’est clairement le cas ici.
Qu'est-ce qui fait encore défaut aujourd'hui, et où voyez-vous un potentiel pour l'IA dans la gestion des contrats ?
Notre principal point faible réside actuellement au stade de la signature. Les contrats avec nos moniteurs de cours collectifs et nos coachs personnels sont généralement signés sur papier au niveau du club, et la lisibilité de ces documents laisse vraiment à désirer. Il faut parfois être un véritable magicien rien que pour déchiffrer une adresse e-mail. Nous espérons que Contractify pourra nous apporter une solution à ce sujet à terme. Dans tout projet de numérisation, je m’attache toujours en premier lieu à évaluer le gain de temps qu’il peut apporter, et c’est là que nous avons encore le plus à gagner. Nous explorons également, en collaboration avec Contractify, les possibilités qui s’offrent à nous dans le domaine du B2B2C. Nos propres clients sont des consommateurs finaux, et Contractify est naturellement conçu pour le B2B, mais nous sommes en discussion pour voir ce qui pourrait fonctionner dans ce domaine également.
Quel impact Contractify a-t-il eu sur Jims en tant qu'organisation ?
C’est sur la continuité que l’impact a été le plus fort. Si je suis absent, ou si un collègue l’est, l’organisation ne perd pas le fil des choses. Les contrats sont faciles à trouver, les accords-cadres sont accessibles et les conditions sont claires. Auparavant, ces informations étaient dispersées sur SharePoint ou Google Drive, et l’on perdait rapidement de vue la situation dans son ensemble. Nous avons réalisé de réels progrès dans ce domaine, même s’il reste encore du potentiel à exploiter. Ce que j’apprécie particulièrement, c’est de voir des collègues qui étaient autrefois sceptiques revenir vers moi pour me dire à quel point ils sont ravis de disposer de cet outil. Cela s’est encore produit la semaine dernière. Cela ne me lasse jamais.
