Comment Meat & More économise 50% dans le suivi des contrats avec Contractify

Dites-nous en un peu plus sur Meat&More.

Meat&More est une entreprise de production et de vente au détail de produits alimentaires qui emploie environ 1 500 personnes. Nous sommes surtout connus pour notre formule de boucherie 'Buurtslagers' et notre magasin de repas 'BonAp'. Nous sommes une véritable entreprise familiale et comptons environ 200 succursales réparties dans toute la Flandre, en Belgique.

Quels problèmes aviez-vous avant d'utiliser Contractify, et quelles en ont été les conséquences ?

Avant d'utiliser Contractify, toutes les responsabilités et tous les contrats étaient décentralisés. Les contrats et les pièces jointes se perdaient dans les boîtes aux lettres ou lors des transferts de poste, ce qui rendait très difficile le maintien d'une vue d'ensemble. Même une fois le contrat signé, il était stocké sur un serveur ou géré dans Excel, ce qui prenait beaucoup de temps et entraînait des renouvellements non souhaités et d'autres opportunités manquées. 

Qu'est-ce qui vous a convaincu de commencer à utiliser Contractify ?

Principalement le fait que tout soit centralisé en un seul endroit. Lorsque tous les documents, les rendez-vous par e-mail et les addenda sont centralisés, moins de choses se perdent. Aussi, le fait que vous pouvez configurer des notifications automatiques. Ainsi, lorsqu'une date de fin ou d'annulation approche, nous pouvons réellement assurer un suivi du contrat de manière plus proactive.

Quel est l'impact de Contractify sur votre entreprise et votre façon de travailler ?

Contractify nous fait certainement gagner plus de 50% de temps dans le suivi juridique des contrats. Ce qui, bien sûr, réduit aussi beaucoup les coûts. Avec Contractify, le service juridique peut également déléguer des tâches à d'autres départements beaucoup plus facilement sans perdre la vue d'ensemble. Les documents, etc. ne se perdent pas aussi facilement qu'avant et les contrats sont suivis de manière beaucoup plus proactive, ce qui évite beaucoup de coûts non désirés. 

Quelle fonction de Contractify est la plus importante pour vous ?

La fonction la plus importante pour moi sont les notifications automatisées, car de cette façon nous ne négligeons plus les renouvellements tacites ou ne manquons pas les dates d'expiration des contrats. Les possibilités de rapport sont également essentielles, car elles vous donnent un aperçu rapide de grandes quantités de données contractuelles que vous ne pourriez pas trouver dans d'autres outils comme Google Drive ou Excel.

Êtes-vous satisfait de l'utilisation de Contractify ?

Oui, nous en sommes très satisfaits. Avec Contractify, nous avons donné à notre structure juridique une base très solide. Cela a déjà rendu mon travail beaucoup plus facile. Tout est centralisé en un seul endroit et les risques et les coûts sont visiblement réduits. En outre, Contractify est très convivial. Vous pouvez télécharger des documents sans effort et les métadonnées sont trouvées en quelques secondes seulement. Avec Contractify, je n'ai plus besoin de rechercher manuellement des informations importantes dans Excel ou de chercher un contrat sur le serveur. Outre le logiciel, je suis également très satisfait du service et de la réactivité de Contractify.

Quelle fonction souhaiteriez-vous voir à l'avenir ?

Actuellement, Contractify offre toutes les fonctions qui sont essentielles pour nous et pour la réalisation de mon travail. Je n'ai donc pas vraiment d'autre fonction spécifique en vue pour l'avenir.