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Quels problèmes aviez-vous avant d'utiliser Contractify et quelles en ont été les conséquences ?
Le plus gros problème était la paperasserie ou la gestion des documents. Nous avions un système dans lequel il fallait éditer le document électroniquement, l'imprimer, le scanner à nouveau, etc. Aujourd'hui, nous disposons d'une plateforme (Contractify) qui est facile à utiliser. Il nous suffit de télécharger les documents directement sur la plateforme et de les faire signer. L'autre problème était que nous devions nous arranger avec de nombreuses personnes pour faire signer tous ces documents. Contractify est donc très facile en termes de gestion administrative et de gestion du temps.
Qu'est-ce qui vous a convaincu de commencer à utiliser Contractify ?
Nous avons dû commencer à nous organiser, nous avons créé des fichiers de suivi Excel, nous avons simplement ajusté le statut des documents, qu'ils soient signés ou non, et nous avons vérifié si toutes les clauses du contrat étaient en ordre. En d'autres termes, chaque fois que nous re-scannions un document, nous devions également penser à ajuster le statut du document dans notre fichier de suivi, ce qui pouvait parfois être oublié. De même, pour les clauses contractuelles des contrats, les dates de fin ou les autres clauses que nous pouvions inclure dans les contrats, nous devions penser à vérifier les contrats eux-mêmes pour voir ce qu'il en était. Il nous arrivait d'oublier une clause ou une option incluse dans les contrats. Maintenant, c'est beaucoup plus facile, nous sommes beaucoup plus détendus parce que le système Contractify nous envoie des notifications lorsque nous approchons d'une date limite.
Quel est l'impact de Contractify sur votre entreprise et votre façon de travailler ?
Je dirais qu'il a facilité beaucoup de procédures. Désormais, dès que nous avons un nouveau contrat avec un fournisseur ou un employé, tout est géré directement sur la plateforme. Nous y déposons les documents et nous sommes rassurés quant au suivi. Toutes les échéances sont planifiées, ce qui facilite grandement le processus, du moins en ce qui concerne la gestion des documents.
Quelle fonction de Contractify est la plus importante pour vous ?
Pour moi, il y en a deux. La signature à distance est un véritable gain de temps. Le fait que vous puissiez télécharger instantanément une copie signée des documents par la suite. Mais surtout, je dirais, les rappels de délais. Dans un contrat avec un fournisseur, on peut vous demander une date de fin de contrat ou simplement de renvoyer des documents avant une certaine date. Nous créons donc tous ces rappels. De cette manière, nous pouvons nous assurer que nous sommes toujours à l'heure et que nous respectons les différentes échéances des contrats, donc à la fois les rappels d'échéances et les signatures à distance.
Êtes-vous satisfait de l'utilisation de Contractify ?
Pour l'instant, nous sommes très satisfaits de Contractify, c'est une plateforme que nous voulons continuer à utiliser et nous sommes en train de la rendre encore plus dynamique en interne pour encourager tous nos départements à travailler avec ce système.
