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Qu'est-ce que l'Essentiel Anvers ?
Essentiel Antwerp est une entreprise de mode basée à Anvers, connue pour sa mode rafraîchissante, surprenante et luxueuse, avec des imprimés graphiques et floraux inhabituels et des mélanges de couleurs à la mode. Elle a été fondée en 1999 par Inge Onsea et Esfandiar Eghtessadi. Ce qui n'était à l'époque qu'une petite marque de t-shirts est aujourd'hui devenu une marque internationale qui compte près de 30 boutiques en propre dans le monde entier et un vaste réseau multimarques. Notre commerce électronique se concentre principalement sur l'Union européenne et les États-Unis.
Quel est votre rôle au sein de l'entreprise ?
Je travaille comme conseiller juridique. Ma responsable Ruth et moi-même sommes responsables de la plupart des documents contractuels au sein de l'entreprise. Essentiel Antwerp est une entreprise familiale dont le siège social compte entre 50 et 60 employés. Cela signifie que toutes les équipes travaillent en étroite collaboration et que de nombreux dossiers passent par notre équipe. Pensez aux collaborations marketing, à la création de magasins, aux accords avec les places de marché, etc.
Comment êtes-vous arrivé à Contractify ?
Nous étions à la recherche d'une solution parce que nous avons un nombre considérable de contrats et qu'il est difficile de suivre toutes les données manuellement. Jusqu'à il y a environ huit ans, il n'y avait pas de service juridique dans notre entreprise, de sorte que les documents étaient stockés à différents endroits : sur des serveurs, dans des dossiers.... Nous avions vraiment besoin d'une plateforme pour tout centraliser. Après quelques recherches auprès d'entreprises internationales et belges, nous avons finalement opté pour Contractify.
Quels problèmes/défis aviez-vous avant d'utiliser Contractify et quelles en ont été les conséquences ?
L'un des problèmes était que les contrats et les documents étaient dispersés dans différents endroits. Lorsque quelqu'un demande un document particulier, il est souvent difficile de le retrouver. Chacun avait sa propre façon de les conserver, ce qui pouvait être source de confusion.
Un autre problème était que nous découvrions parfois trop tard qu'un contrat devait être résilié. Nous nous retrouvions alors avec des contrats dont nous ne voulions plus, ce qui avait des conséquences financières. Pour les baux commerciaux de nos magasins, nous avons conservé les données dans un fichier Excel, mais cela n'a pas fonctionné de manière efficace, car vous devez alors également aller chercher dans votre fichier de manière réflexe et en permanence. Cela peut être une source de stress.
Comment avez-vous essayé de résoudre ce problème avant Contractify ?
Nous avions l'idée de faire appel à notre équipe informatique interne pour créer notre propre serveur de contrats, y compris les droits d'accès, mais notre équipe informatique disposait de peu de temps et d'espace pour ce faire, compte tenu d'un certain nombre de grands projets dans le domaine du commerce électronique, etc. L'utilisation d'Excel s'est également avérée moins qu'idéale. Avec Contractify, vous recevez des rappels automatiques, ce qui évite beaucoup de stress et d'erreurs.
Comment avez-vous résolu ce problème avec Contractify ?
Depuis février, il y a environ six mois, nous travaillons avec Contractify. Bien que tout le monde ne l'utilise pas encore de manière intensive, j'ai déjà commencé à l'utiliser moi-même de manière intensive pour nos baux commerciaux, entre autres. Tous les nouveaux contrats sont également téléchargés dans le système par défaut. Contractify définit automatiquement des tâches et j'ajoute moi-même des tâches supplémentaires pour m'assurer que tout est suivi dans les délais. Les tâches permettent également d'ajuster le rythme auquel les choses sont discutées et examinées en interne. Je définis également des notifications pour des choses comme, par exemple, le dépôt d'un acompte à une certaine date, afin de faciliter le respect des rendez-vous.
La recherche de contrats et de documents est également beaucoup plus facile pour nos collègues. Chacun dispose désormais de son propre compte et presque tous l'ont activé. Ils peuvent donc trouver immédiatement le bon contrat, les documents associés et les dates importantes sans devoir passer par nous.
Qu'est-ce qui vous a convaincu de commencer à utiliser Contractify ?
Pour nous, les plus grands défis après la signature des contrats étaient la gestion et le suivi de ceux-ci. C'est sur ce point que Contractify se concentre. D'autres systèmes plus complets auraient pu comporter trop de fonctionnalités dont nous n'avions pas besoin et qui n'auraient fait que compliquer les choses. De même, de nombreux systèmes se concentrent sur la négociation des contrats. Pour nous, le problème n'était pas tant de négocier que de créer des contrats. Nous pourrions le faire d'une manière plus classique, mais nous n'avons pas vraiment eu de problèmes à ce sujet pour le moment, et nous constatons que d'autres entreprises utilisent encore Word avec suivi des modifications. Ce n'est peut-être pas ce qu'il y a de plus moderne, mais c'est ainsi que cela fonctionne encore souvent dans la pratique.
Un autre grand avantage pour nous est que Contractify peut traiter un nombre illimité de documents. Pour nous, c'est plus important qu'un nombre illimité d'utilisateurs.
Enfin, l'assistance locale est très agréable. Si quelque chose n'est pas clair, je peux toujours contacter directement Jasper du service clientèle, ce qui est bien plus agréable qu'un service desk aux États-Unis, par exemple.
Quel sera l'impact de Contractify sur votre activité et votre façon de travailler ?
Il est encore trop tôt pour le chiffrer concrètement, mais nous constatons déjà un impact positif. Désormais, les délais ne sont plus dépassés, ce qui réduit considérablement le stress. Contractify offre un lieu central où sont rassemblées toutes les données importantes relatives aux contrats, ce qui facilite grandement la recherche de documents et le suivi des rendez-vous. À long terme, nous réaliserons également des économies, simplement en réduisant les renouvellements de contrats inutiles.
Quelle fonction de Contractify est la plus importante pour vous ?
Principalement les tâches, les notifications automatiques et la structure des dossiers. Nous sommes très satisfaits de la structure des dossiers, parce qu'il y a aussi des systèmes où il n'y a que des étiquettes, mais nous trouvons la combinaison de Contractify très utile et plus structurée.
Que pensez-vous du soutien de Contractify ?
Comme je l'ai déjà mentionné, je suis vraiment très satisfait de l'assistance de Contractify. Ils sont toujours faciles à joindre et les réponses à mes questions sont très rapides.
